Hilfreiche Ratschläge

So lehnen Sie die Teilnahme an einer Veranstaltung in einem Geschäftsbrief ab

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Wurdest du jemals zu einem Abendessen eingeladen, zu dem du absolut nicht gehen wolltest? Ist es jemals vorgekommen, dass ein Freund Sie zu einem Ereignis gerufen hat, das Sie in einem anderen Fall definitiv ignoriert hätten? In solchen Situationen wissen Sie selbst, wie schwierig es ist, einen Vorschlag abzulehnen. Das Annehmen einer Einladung ist natürlich ein guter Weg, um die Beziehungen weiterzuentwickeln (auf Kosten des Verlassens Ihrer Komfortzone), aber manchmal ist die Ablehnung die einzig wahre Lösung für diejenigen, die zu beschäftigt sind oder aus persönlichen Gründen nicht gehen möchten.

Schwierigkeiten beim Schreiben von Ablehnungsschreiben

Der einfachste Weg, eine höfliche Ablehnung zu formulieren, ist, wenn Sie nicht daran interessiert sind, Geschäftsbeziehungen mit dem Adressaten aufrechtzuerhalten. In diesem Fall reicht es aus, einen geschäftlichen Ton einzuhalten und sich auf die Grundregeln für das Schreiben von Ablehnungsbriefen zu verlassen. Wenn Sie mit dem Massenversand "korrespondieren" mussten, vereinfacht sich die Aufgabe noch mehr: Wahrscheinlich wird Ihr Antwortschreiben nicht einmal gelesen.

In einigen Fällen wird das Schreiben eines Geschäftsbriefs jedoch zu einer sorgfältigen Auswahl von Wörtern, die es ermöglichen, im Rahmen des Geschäftswortschatzes ein Höchstmaß an Bedauern auszudrücken. Dazu gehören die folgenden Situationen:

  • Sie haben Kontakt zu einem potenziellen Partner, müssen diesen jedoch aus einem objektiven Grund ablehnen. Sie müssen eine Ablehnung ausdrücken und gleichzeitig das Interesse am frühen Beginn der Zusammenarbeit übertragen. Da sich diese Meldungen von außen möglicherweise gegenseitig ausschließen, ist es schwierig, den richtigen Wortlaut zu wählen.
  • Sie korrespondieren mit einem festen Partner und möchten keinen negativen Eindruck hinterlassen. Sie planen, die Zusammenarbeit fortzusetzen, wissen aber, dass Ihre Teilnahme an der Veranstaltung für den Partner wichtig wäre. Sie müssen eine Ablehnung formulieren, um dieses Verständnis zu vermitteln und damit Interesse am Geschäftserfolg eines Partners zu zeigen. Gleichzeitig sollten Ihre Gründe überzeugend genug klingen.
  • Sie korrespondieren mit dem "lebenden" Adressaten und wissen, dass Ihr Brief sorgfältig gelesen wird. Sie haben keine objektiven Gründe, die Teilnahme zu verweigern, aber es gibt keinen Grund zu einer Einigung. Gleichzeitig möchten Sie den Standort Ihres Korrespondenten beibehalten.
  • Sie korrespondieren mit einem einflussreichen Player in Ihrer Geschäftsnische oder einem Vertreter einer populären Publikation. Sie sind gezwungen, sich zu weigern, möchten aber Ihren Ruf nicht verderben.

Jede dieser Situationen ist potenziell gefährlich für Ihren Erfolg. Ein ordentlich geschriebener Geschäftsbrief über die Ablehnung der Teilnahme an der Veranstaltung hilft jedoch dabei, ehrlich vor Ihrer Position zu warnen, ohne die aktuelle Situation zu verschärfen. Sie können Ihre Beziehung zu Ihrem Partner auf diese Weise nicht festigen - aber Sie werden ihn nicht ruinieren. Ausfälle sind in der Geschäftswelt üblich. Je schneller Sie lernen, sie richtig darzustellen, desto besser.

Wie kann ich ein Ablehnungsschreiben ausstellen?

Details eines Geschäftsbriefes mit offizieller Ablehnung entsprechen den üblichen Details eines Geschäftsbriefes eines Unternehmens. Wenn Sie einen Brief per Post oder Fax senden, müssen Sie die folgenden Regeln einhalten:

  • Schreiben Sie die Antwort nur auf den Organisationsbriefkopf.
  • Stellen Sie sicher, dass die Ablehnung entweder vom CEO oder einer Person mit der entsprechenden Berechtigung bestätigt wird.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie die Ablehnung registrieren, damit sie offiziell gültig ist.

Wenn Sie einen Haftungsausschluss per E-Mail versenden, ist der Header von großer Bedeutung. Sie ermöglicht es Ihnen, einen ersten Eindruck von dem Brief zu machen und in vielerlei Hinsicht die Stimmung zum Lesen zu bestimmen. Wenn Sie sicher sind, dass Ihre Antwort gelesen wird, und weitere Geschäftsbeziehungen mit dem Adressaten planen, versuchen Sie, negative Formulierungen in der Überschrift zu vermeiden. Es ist wahrscheinlich, dass Ihr Korrespondent nicht den Wunsch hat, einen Brief mit der Überschrift des Formulars "Ablehnung der Teilnahme an der Veranstaltung" zu öffnen. Daher ist es besser, eine neutralere Option zu verwenden. Zum Beispiel: "Über die Veranstaltung", "Über die Teilnahme am Seminar" und so weiter.

Inhalt des Haftungsausschlusses

Um eine Ablehnung der Teilnahme an einer Veranstaltung in einem Geschäftsbrief höflich auszudrücken, müssen alle Regeln der Geschäftsetikette eingehalten werden. Wenden Sie sich zunächst an, während Sie sich auf die in der Einladung angegebenen Daten konzentrieren. Wenn Sie den Namen und das Patronym des Korrespondenten kennen, können Sie die Begrüßung des Formulars verwenden:

Lieber Nikolay Nikolaevich!

Es kommt auch vor, dass nur der Nachname und die Initialen des Absenders bekannt sind. In diesem Fall lohnt es sich, sich auf den Nachnamen und die Geschäftsanschrift in Russland zu beschränken (Herr, Frau):

Sehr geehrter Herr Nikolaev!

Initialen sollten nicht verwendet werden: Sie sehen nicht nur schlampig, sondern auch unhöflich aus. Wenn die Nachricht im Auftrag des Unternehmens gesendet wurde und nichts über den Adressaten bekannt ist, wird die universelle „allgemeine“ Adresse „Sehr geehrte Damen und Herren!“ Verwendet, die ausreicht, um den Respekt auszudrücken, wenn keine anderen Daten vorliegen.

Auch wenn Sie auf eine E-Mail antworten, müssen Sie den Absender über die genaue Bestellung informieren, die an gesendet wurde. Sie haben zwei Möglichkeiten, diese Daten auszufüllen: Sie können entweder unter der Nummer und dem Datum des Schreibens einen Link zu dem Antrag in einer separaten erforderlichen Angabe erstellen (in der Regel sind solche Angaben in allgemeinen amtlichen Formularen enthalten) oder diese Daten zu Beginn des Einspruchs angeben. Wenn Sie die zweite Methode gewählt haben, sollte der Buchstabe mit den folgenden Zeilen beginnen:

In Beantwortung Ihres Schreibens vom 01.02.2017 Nr. 341 teilen wir Ihnen mit, dass ...

Es ist ratsam, die Ablehnung nicht direkt zu melden, insbesondere wenn Sie die Details des Briefes in den Details eingegeben haben. Die ersten Zeilen müssen einen positiven Inhalt haben. Sie können sich für die gesendete Einladung bedanken und die einzigartigen Möglichkeiten vermerken, die Ihnen der Adressat geboten hat. Sie können den Brief auch mit einem höflichen Bedauern beginnen, dass die Einladung aus objektiven Gründen abgelehnt werden muss, obwohl dies gewünscht wurde. Um die Aufgabe zu erleichtern, können Sie eine Liste von „universellen“ Ausdrücken erstellen, die in Zukunft an die Situation angepasst werden können:

Vielen Dank für das äußerst interessante Angebot, aber leider ...

Wir bedanken uns für Ihre Einladung und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit ...

Vielen Dank für die Gelegenheit, an ... teilzunehmen

Leider haben wir keine Gelegenheit, an der Veranstaltung im Zusammenhang mit ...

Die Angabe des Interesses an einer Partnerschaft ist ein Muss. Auch wenn Sie keine Geschäftsbeziehungen mit einem Korrespondenten planen, äußern Sie den Wunsch, die Geschäftsbeziehungen zu stärken. Dies ist die Grundregel der Geschäftsetikette: Jeder, der Ihnen einen Einladungsbrief geschickt hat, verdient Ihre Aufmerksamkeit. Misserfolg ist ein tägliches Ereignis und zählt nicht als Beleidigung. Die Nichtbeachtung elementarer Höflichkeitsregeln kann Ihrem Ruf jedoch erheblich schaden, insbesondere wenn Sie alle Geschäftskorrespondenten auf diese Weise beantworten.

Zeige Interesse bei jedem Schritt. Wenn der Einladung weitere Dateien angehängt wurden, beachten Sie, dass Sie diese gelesen haben:

Wir haben den von Ihnen eingereichten Vorschlag eingehend geprüft ...

Wir haben die eingereichten Unterlagen sorgfältig geprüft ...

Erst nachdem alle positiven Botschaften, einschließlich der Dankbarkeit für das gezeigte Interesse, zum Ausdruck gebracht wurden, können wir mit dem Grund für die Ablehnung fortfahren. Es muss unbedingt angegeben werden: Es zeigt Ihr Interesse an dem Fall, dass Sie ablehnen, und ermöglicht es Ihnen, dem Korrespondenten erneut Respekt zu erweisen.

Nachdem Sie alle Formalitäten erledigt haben, müssen Sie mit der nächsten positiven Nachricht fertig sein. Erwähnen Sie, dass Sie sich auf eine weitere Zusammenarbeit freuen (neue Veranstaltungen, Möglichkeiten usw.). Sie „versüßen“ also erneut die Pille des Scheiterns und vermitteln den Wunsch, Geschäftsbeziehungen zu pflegen.

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