Hilfreiche Ratschläge

Regeln für die Durchführung eines geschäftlichen Telefongesprächs

Pin
Send
Share
Send
Send


Wir können das nicht tolerieren, aber wir müssen den Leuten sagen, was sie nicht hören wollen. Und da niemand gerne streiten möchte, müssen Sie einen Weg finden, schwierige Gespräche so zu führen, dass Sie Ihr Ziel erreichen und den Gesprächspartner nicht zu Tode beleidigen. Unsere Aufgabe ist es, unseren Standpunkt darzulegen und dem "Feind" die Möglichkeit zu geben, sich zu entschuldigen und sein Verhalten zu korrigieren.

Anstatt schwierige Gespräche nach Möglichkeit zu vermeiden, müssen Sie lernen, wie man sie konstruktiv führt. Dazu sind 9 Schritte erforderlich.

Regeln für ein Geschäftstelefonat, wenn Sie der Initiator sind

1. Eine sorgfältige Vorbereitung sollte einem geschäftlichen Telefongespräch vorausgehen: Sie sollten den Zweck des Anrufs und den Inhalt des Gesprächs berücksichtigen, die erforderlichen Materialien und Dokumente sammeln, die Namen, Nachnamen, Fakten usw. klären, die während des Gesprächs erforderlich sein können, und eine Liste der zu klärenden Punkte erstellen. Schreiben Sie die wichtigsten Punkte des bevorstehenden Gesprächs auf, um wichtige Punkte nicht zu verpassen.

2. Es ist notwendig, den richtigen Zeitpunkt für einen Anruf festzulegen: akzeptabel für Sie und Ihren Gesprächspartner. Sie sollten überlegen, zu welchem ​​Zeitpunkt es einfacher sein wird, durchzukommen. In diesem Sinne gilt die beste Zeit als Startzeit der Organisation oder Institution, dh von 9 bis 10 Uhr.

3. Nachdem Sie sich telefonisch mit dem gewünschten Teilnehmer verbunden haben, sollten Sie sich unter Angabe von Name, Vorname, Position und Arbeitsort vorstellen. Wenn Sie den Anruf mit einem Geheimnis beantwortet haben, müssen Sie Hallo sagen, sich vorstellen und kurz den Grund für den Anruf angeben.

4. Wenn Sie "nicht da" sind, sollten Sie sich entschuldigen.

5. Wenn die von Ihnen benötigte Person nicht anwesend ist, sollten Sie sie auffordern, über Ihren Anruf informiert zu werden. Geben Sie außerdem Ihre Kontakttelefonnummer und die Uhrzeit an, zu der Sie kontaktiert werden können.

6. Wenn das bevorstehende Gespräch langwierig ist, müssen Sie den Gesprächspartner fragen, ob er genügend Zeit hat. Wenn nicht, sollten Sie sich auf einen für Sie beide günstigen Zeitpunkt einigen.

7. Wenn Sie einen zweiten Anruf tätigen, müssen Sie sich kurz vorstellen und den Inhalt des vorherigen Gesprächs abrufen.

8. Wenn das Telefon des Teilnehmers besetzt ist und die Lösung des Problems dringend ist, wählen Sie nach Möglichkeit die Nummer ohne Pause.

9. Anrufe zu einer persönlichen Telefonnummer nach 22 Uhr und bis 21 Uhr gelten als unethisch. Wenn ein Anruf dringend benötigt wird, müssen Sie sich entschuldigen und gute Gründe dafür angeben.

10. Es ist nicht üblich, Fremde nach Hause zu rufen. Wenn ein solcher Anruf erforderlich ist, sollten Sie erläutern, woher Sie die Telefonnummer haben und auf deren Empfehlung Sie sich an uns wenden.

Geschäftsregeln für Telefongespräche, wenn diese von Ihrem Gesprächspartner initiiert werden

1. Es wird empfohlen, dass Sie den Anruf vor dem Beginn des vierten Anrufs entgegennehmen, um das von Ihnen ausgeführte Geschäft abzuschließen.

2. Ignorieren Sie Telefonanrufe nicht, da sich diese ansammeln und die Arbeit erschweren.

3. Wenn Sie einen Anruf entgegennehmen, sollten Sie Hallo sagen, Ihre Organisation anrufen und sich vorstellen (in einigen Fällen sollte nur der Name genannt werden). Diese Regel in der Geschäftsetikette ist eine der wichtigsten.

4. Wenn während eines Telefongesprächs ein zweites Telefon klingelt, müssen Sie sich bei dem anderen Teilnehmer entschuldigen, den zweiten Anruf entgegennehmen, darüber informieren, dass Sie besetzt sind, und um ein Warten bitten oder später zurückrufen. Dann sollten Sie zum ersten Gespräch zurückkehren. Wenn das aktuelle Gespräch äußerst wichtig ist, müssen Sie dem Gesprächspartner erklären, dass das zweite Telefon klingelt, aber Sie werden das Gespräch nicht unterbrechen.

5. Wenn das Telefon während eines Gesprächs mit einem Besucher klingelt, müssen Sie sich entschuldigen, den Anruf entgegennehmen und, nachdem Sie informiert haben, dass Sie einen Besucher haben und jetzt nicht telefonieren können, zum vorherigen Gespräch zurückkehren. Dies ist ein Zeichen des Respekts gegenüber dem Besucher.

6. Wenn Sie sich zum Vorbereiten einer Antwort vom Telefon entfernen müssen, sollten Sie mit der anderen Person abklären, ob sie die erforderliche Wartezeit hat.

7. Laut Etikette beendet derjenige, der es begonnen hat, das Gespräch. Warten Sie daher, bis sich der Anrufer von Ihnen verabschiedet und der Beendeton im Mobilteil ertönt.

8. Im Falle einer Gesprächsunterbrechung ruft derjenige zurück, der zuerst angerufen hat.

9. Es ist notwendig, den fehlerhaften Anruf zu beantworten: "Sie wurden von der Nummer verwechselt" und aufzulegen. Unhöflichkeit ist hier nicht akzeptabel.

10. In Abwesenheit eines angerufenen Kollegen sollten Sie fragen, was Sie an ihn weitergeben möchten, und die entsprechende Notiz auf seinem Schreibtisch ablegen.

1. Verstehe den anderen

Ja, Sie haben Recht. Aber vielleicht nicht nur Sie, also hören Sie auf, an sich selbst als Verkörperung der Richtigkeit zu denken. Weil es a) nicht wahr ist und b) wenn Sie wirklich so denken, wird das Gespräch wirklich sehr, sehr schwierig sein.

Erkennen Sie, dass die andere Person möglicherweise eine andere Perspektive hat. Ja, Sie haben Recht, aber versuchen Sie zunächst, die Position der Person zu verstehen, mit der Sie sprechen möchten.

2. Seien Sie konstruktiv

Was wirst du erreichen und wie? In jedem Fall werden Ihre Absichten den Verlauf des Gesprächs beeinflussen: Es geht nicht nur darum, was Sie sagen, die Leute hören, wie Sie es sagen.

Beispiele für positive und konstruktive Absichten: ein besseres Verständnis zu erlangen und Ihre Sicht auf das Problem zu teilen. Das Interesse an einer anderen Person wird Ihnen sehr helfen.

Ein viel weniger positiver Ansatz: Versuchen Sie, eine Person zu zwingen, Ihren Standpunkt zu akzeptieren.

3. Machen Sie sich nicht zu viel fertig

Die meisten bereiten sich sehr sorgfältig auf ein möglicherweise schwieriges Gespräch vor, und dies ist ein riskanter Ansatz. Anstatt aufmerksam zuzuhören und auf das zu reagieren, was wirklich passiert, werden Sie die vorbereiteten Argumente in Ihrem Kopf durchgehen und nach der Möglichkeit suchen, eine einstudierte Strategie anzuwenden.

4. Lassen Sie sich nicht ablenken, seien Sie anwesend

Vielleicht ist das der wichtigste Tipp: hier und jetzt teilnehmen. Ihre ganze Aufmerksamkeit sollte auf das Gespräch, den Gesprächspartner und auf sich selbst gerichtet sein. Überprüfen Sie regelmäßig, ob Sie wirklich zuhören, und achten Sie darauf, was Sie über das Gesagte denken. Denken Sie daran - Ihre Aufgabe ist es, alles Gesagte zum gegenseitigen Nutzen zu nutzen.

5. Verurteilung, Klärung und voreilige Schlussfolgerungen (oder „How to Listen“) unterlassen

Sobald Sie anfangen zu urteilen und Schlussfolgerungen zu ziehen, ist Ihr Geist für alles Neue, Kreative und Unerwartete verschlossen. Um Kontakt mit dem Gesprächspartner aufzunehmen und den besten Weg zur Lösung des Problems zu finden, müssen Sie offen sein.

Geben Sie Ihrem Gesprächspartner die Möglichkeit, Ihre Geschichte zu erzählen, anstatt nach einer Lösung zu suchen. Öffnen Sie statt zu urteilen Ihren Verstand und versuchen Sie zu verstehen, wie die andere Person dort gelandet ist, wo sie war. Sei neugierig! Unterlassen Sie voreilige Schlussfolgerungen. Stellen Sie Fragen, hören Sie sich die Antworten an (versuchen Sie gleichzeitig, das Ungesagte zu hören) und stellen Sie erneut Fragen, um die Situation so genau wie möglich zu verstehen.

6. Respekt (oder "wie man spricht")

Der Hauptpunkt eines komplizierten Gesprächs ist es, „Ihre Wahrheit“ zu sagen. Verwenden Sie dazu die folgenden Richtlinien:

  • Sprechen Sie direkt und kurz, verdecken Sie die Bedeutung der Sprache nicht durch unnötige Abweichungen.
  • Machen Sie nicht nur auf Fehler aufmerksam, sondern teilen Sie uns auch mit, wie sie Sie persönlich beeinflusst haben.
  • Sei vorsichtig, aber nicht vorsichtig. Vorsicht lässt Sie nicht die Wahrheit sagen, weil Sie befürchten, dass Sie die Gefühle anderer verletzen könnten. Versuchen Sie einfach, Ihre Worte sorgfältig zu wählen und Respekt zu zeigen.

7. Seien Sie auf Gefühle vorbereitet

Der Hauptgrund, warum Menschen komplexe Gespräche nicht mögen, ist, dass sie häufig von emotionalen Ausbrüchen begleitet werden. Aber es gibt keinen Grund, Angst zu haben. Der beste Weg, mit eigenen und fremden Emotionen umzugehen, besteht darin, sie nach Namen zu benennen. "Ich verstehe, dass du wütend bist" oder "Das ist schrecklich traurig." Wenn Emotionen gerufen werden, können Sie über sie sprechen und dürfen den friedlichen Gesprächsfluss nicht stören.

9. Wiederholen Sie diesen Vorgang, falls erforderlich.

Vergessen Sie nicht: Wenn nicht alles so reibungslos lief, wie Sie es wollten, und das Ergebnis nicht erreicht wird, können Sie das Gespräch jederzeit wiederholen. Es ist nichts Schreckliches zu sagen: „Ich habe das Gefühl, dass ich meinen Standpunkt nicht erklären kann. Haben sie einen moment Ich werde versuchen, genauer zu sein. “ Ja, natürlich kann die Antwort folgen und nach ihm - ein weiteres kompliziertes Gespräch. Dies ist aber kein Problem mehr.

Ein zusätzliches Plus ist, dass Sie, sobald Sie feststellen, dass Sie in der Lage sind, ein komplexes Gespräch zu führen, ruhiger und aufmerksamer werden, um solche Gespräche zu führen. Dies erhöht Ihre Erfolgschancen erheblich.

Mut ist ansteckend

Wenn Sie etwas nicht sagen, werden Sie es zeigen. Die Leute lesen überraschend gut nonverbale Botschaften und unausgesprochene Emotionen. Deshalb, anstatt im Kreis zu laufen und Unzufriedenheit auszustrahlen, finden Sie Kraft in sich und treten Sie in einen unangenehmen Dialog. Mut ist ansteckend, und vielleicht inspirieren Sie Ihre Kollegen, Freunde und Verwandten, Ihnen auch die Wahrheit zu sagen, während Sie mit Ihnen in Kontakt bleiben, auch wenn die Dinge nicht sehr gut laufen.

Pin
Send
Share
Send
Send